Bien sûr, vous connaissez le nom de l'entreprise, le nom qu'il utilise pour son activité commerciale. Mais cela suffit-il à caractériser vraiment l'identité exacte de votre débiteur ? Si votre client n'est pas celui que vous croyez, vous aurez des difficultés pour vous faire payer et trouver des solutions si un litige survient …

Voici les 3 bonnes questions à se poser.

1) Comment identifier précisément votre client ?

Les confusions sur l’identité des clients proviennent soit d’une imprécision due au créancier, soit d’une volonté délibérée du débiteur. Voici les erreurs les plus fréquentes. 
Le nom commercial ne correspond pas toujours à la raison sociale : la même enseigne commerciale peut être utilisée par deux ou plusieurs sociétés d’un même groupe. Seul le numéro du répertoire SIRENE donne l’identité exacte du débiteur ; la consultation d’une base de données juridiques permet de la retrouver facilement. Voici des exemples de bases de données gratuites : www.infogreffe.fr, www.societe.com.
Autre cas, la société exploitante peut être différente de celle propriétaire du fonds de commerce. L'activité commerciale fait dans ce cas l'objet d'une location-gérance. Soyez prudent si vous voyez le nom :  société d’exploitation, ou société nouvelle. photos satellites Si le fonds de commerce est en location-gérance, il importe alors de facturer la société exploitante, et non pas la propriétaire.
Dans un autre cas qui est source de confusion,  l’activité a été reprise par une nouvelle société suite à un redressement judiciaire, mais garde le même nom commercial, si celui-ci est bien connu de la clientèle. Il faut alors déterminer si le client à facturer est l'ancienne ou la nouvelle société.

 

2) Quelles sont les astuces des clients mauvais payeurs ?

Les clients mauvais payeurs jouent sur la confusion possible entre différentes sociétés portant des noms identiques ou proches. La vigilance s’impose.
Attention si un client demande de facturer une autre société. Si le bon de commande et la facture ne sont pas libellés au même nom, la récupération de votre créance sera plus difficile, car le débiteur facturé contestera la créance au motif qu’il n’a rien commandé.

3) Que faire pour éviter ces problèmes ?

– En liaison avec vos commerciaux ou représentants, assurez-vous de l’identité juridique exacte de vos clients. Par exemple, prévoyez d’indiquer systématiquement sur le dossier d’ouverture de compte ou sur le bon de commande le numéro sirene de votre client, et assurez-vous que vos commerciaux sont bien sensibilisés à l’importance de cette précaution.
– Ne confondez pas raison sociale et nom commercial. En présence d’un nom portant à confusion, il convient d’être spécialement vigilant.
– Si vous constatez qu’un client a modifié son nom ou sa raison sociale, recherchez-en la cause, même s’il s’agit d’une relation d’affaires ancienne.
– Refusez de facturer une société différente de celle qui a passé commande, sauf si vous avez son accord écrit.